长沙活动策划公司-活动策划中如何做好媒体工作
2017-06-26
作为湖南长沙活动策划公司，在进行任何一场活动策划时可能都会请到媒体。不管是现场拍摄还是会议记录，不管是活动开始前的新闻造势还是后期的信息跟踪都可以看到媒体的身影。礼仪公司一方面要和媒体协调沟通另一方面要懂得尊重他们的时间，决不能忘记他们对于你的活动的积极报道和关键作用。
1.媒体报道是否也是活动的一部分？
要决定活动中何时何地需要媒体介入。礼仪公司要提前举行新闻发布会，或者单独安排媒体采访。考虑一下这些活动在哪里进行，是否需要单独的房间。
2.媒体是否以应邀嘉宾的身份出席活动？
餐饮方面的安排是否已将媒体人士计算在内？如果举办鸡尾酒会，之后有晚餐那么作为礼仪策划公司的你打算为媒体工作人员单独安排餐桌，还是让他们和其他宾客一同进餐？在某次筹款活动中，筹办人员为媒体工作人员准备了单独的餐桌，但是没有准备食物。当然，他们很不高兴。对这次筹款活动的报道也就可想而知，而媒体和这次慈善活动心仪活动筹办小组的将来的合作关系就更不用说了。如果你邀请媒体作为活动的嘉宾，那么就要把他们当作嘉宾来看待。如果你只是邀请他们对活动某项内容进行报道，就应该在请柬中说明，他们自然会明白你的安排。如果出于安全原因，重要人物每次只能接受一家媒体的采访，你就应该为他们准备单独的媒体工作间。
3.媒体有没有特殊要求。例如单独的媒体工作间、媒体报道器材或者媒体报道设备车的停车场地？
要清楚媒体工作人员什么时候到达、他们会带来哪些设备、他们感兴趣的热点以及如何给他们的工作提供方便。不能毫无准备。你一定不希望一个参加活动的新闻组来了半天却没有什么可报道的吧。如果媒体来的过早，名人和客人都还没有到，娱乐活动也没有开始，对大家来说都很浪费时间。因此你应该告知媒体最佳的到达时间，要牢记媒体节目的规定播放时间。例如，如果你想要总裁的演讲在晚上11点的新闻节目中播出，必须给媒体摄像和编辑人员充足时间来准备他们的报道。为了取得最佳效果，你应该尽可能在各个方面和媒体配合，这样才能取得双赢的效果，并且在你举办下一次活动时他们还会再来。
4.准备宣传资料袋的目的是什么？
宣传资料袋内应包含活动所有的相关信息。要考虑报道的核心以及你希望记者报道的便信息。如果可能的话，这些信息应包括所有客人的资料或关于活动赞助商的背景信息。要了解需要多少宣传资料袋，确保将其费用计入预算。要考虑这些材料由谁负责，要什么地方分发，如何分发以及由谁负责分发。要是否需要为媒体准备单独的报到处，以便于他们签到的领取宣传材料，避免出现等到采访和拍摄结束时才拿到材料的现象。用这种方法还可以发解谁已经到达，可以派代表带他们参观重要活动区，将他们介绍给重要人物。你还可以得知媒体人员中没有到达的人员情况，给他们打电话或者邮寄材料。